Caso de éxito del Grupo Escudero: Optimización de la gestión integrada del negocio gracias a Microsoft Dynamics NAV y LS Retail

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«El objetivo de la implantación de Microsoft Dynamics NAV y LS Retail era sacar todo el partido de las TIC para nuestros negocios y adecuar nuestros sistemas tecnológicos a la innovación que caracteriza al Grupo Escudero». Albert Puigvert, IT Interim Manager del Grupo Escudero

El Grupo Escudero es propietario de diferentes negocios en La Jonquera (Girona) entre los que se encuentran supermercados, restaurantes, un hotel y una tienda de deportes.

Situación
El Grupo Escudero se encuentra en constante expansión y, en estos momentos, está construyendo un gran supermercado y un “outlet” de más de 10.000 metros cuadrados.

El Grupo ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos 15 años, pero éste no ha ido acompañado de una evolución acorde en las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), cosa que ha representado un cuello de botella para su expansión y, sobre todo, para la apertura de nuevos negocios.

La próxima puesta en marcha de un supermercado supone para el Grupo Escudero un nuevo punto de inflexión en el planteamiento de un cambio en las TIC. Una infraestructura tecnológica descentralizada, la dispersión y la duplicación de la información pueden entorpecer su apertura.
Por ello, la empresa decidió cambiar este aspecto negativo y sacar todo el partido de las TIC para sus negocios. Con el objetivo final de tener unas TIC totalmente alineadas con la organización, el primer paso para ello, siguiendo un criterio acertado y de bajo riesgo, fue llevar a cabo el cambio tecnológico en uno de sus supermercados. El siguiente paso será exportar esta solución a los demás supermercados, en concreto al de próxima apertura, y, más tarde, abordar el cambio tecnológico en el resto de negocios.

La solución
Ekamat implantó el ERP Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 en versión roles y el add-on LS Retail para 12 usuarios. Se implantaron 17 TPV en el supermercado, 1 TPV en la bodega y 2 TPV más en la tienda de ropa de deporte, anexa al supermercado. Para mejorar la gestión in situ del supermercado y para controlar los flujos de mercancía de los almacenes, se utilizan 5 PDA con una aplicación desarrollada en .NET que se comunica con Microsoft Dynamics NAV mediante Web Services.

Gestión de la cadena de aprovisionamiento
Manejar más de 10.000 productos subministrados por más de 200 proveedores y ubicados en el supermercado y en dos almacenes externos es una tarea sujeta a muchas imprecisiones y a muchos errores humanos que se traducen en costes económicos. Para solucionarlo, se estableció un flujo de trabajo en el que desde la decisión de reposición o compra hasta la salida del producto por el TPV, pasando por su almacenaje, no existe ni una sola entrada de datos de forma manual. Basar toda la gestión de la cadena de aprovisionamiento en el sistema de identificación del producto por código de barras ha sido uno de los grandes aciertos del proyecto.

Podemos destacar tres puntos clave en esta parte del proyecto:

La utilización de dispositivos PDA táctiles con lector de código de barras trabajando en tiempo real permite, tanto al responsable del supermercado como a los responsables de cada uno de los almacenes, poseer el conocimiento y el control necesarios para gestionar su área de forma muy eficiente y libre de errores. Desde los dispositivos se pueden realizar de forma itinerante las siguientes funciones:

• Creación de la demanda a proveedores desde el supermercado en base al consumo en las estanterías.

• Verificación de las recepciones de producto de forma exhaustiva.

• Gestión del sistema de transferencia entre almacenes. Peticiones, envíos y recepciones.

• Recuento de producto en caliente.

• Creación de los abonos por roturas, caducidades, etc.

• Identificación de productos, comprobación de precios, consultas de existencias en tiendas y almacenes, pedidos pendientes, impresión de etiquetas para estantería, producto, para palés, etc.

• Introducción de equivalencias entre códigos de barras y unidades de medida.

• Gestión de gamas de producto.

El intercambio de información vía FTP con los proveedores más importantes ha agilizado los procesos y ha disminuido la intervención manual y, por tanto, los errores. Se ha trabajado, sobre todo, la integración de las tarifas de compra y de las ofertas, así como la actualización de datos maestros de los artículos, como son referencias de proveedor, códigos de barras y unidades de medida. Por otro lado, se ha realizado un intercambio de documentos comerciales de compra, como pedidos, albaranes y facturas.
Cabe destacar la espectacular incidencia que ha tenido la recepción del albarán/factura electrónica previa a la recepción del género. Durante la fase de análisis, se dio por supuesto que la utilización de la PDA para verificar las recepciones de producto se traduciría en un mayor control pero también en un aumento significativo en el tiempo de recepción. Sin embargo, al implantar el intercambio electrónico, no sólo se ha reducido ampliamente el tiempo de recepción sino que también se han eliminado las tareas administrativas posteriores. En la mayoría de casos, mientras se coloca el producto recibido en las estanterías, la factura ya se ha contabilizado y se encuentra en la previsión de pagos.

En los negocios del Grupo Escudero, el gasto más importante representado en la cuenta de explotación se encuentra en la cuenta de compras. En este apartado las nuevas tecnologías han jugado un papel importantísimo ya que han garantizado que la compra se realice siempre al proveedor que tenga el precio más competitivo, dentro de los criterios establecidos de calidad. A diario, toda la demanda generada en distintos puntos de la compañía, se concentra en una hoja de trabajo en la que, de manera asistida y muy simple, se transforma en pedidos de compra al mejor proveedor de cada producto y/o en órdenes de transferencia a los almacenes si poseen stock suficiente para satisfacerla. Con el ahorro económico que supone este sistema, podemos establecer un ROI del proyecto a menos de 2 años.

Terminales Punto de Venta (TPV)
Los beneficios de la implantación del software de TPV de LS Retail son los siguientes:

Los TPV funcionan de manera off-line replicando con el servidor central cada 15 minutos (configurable). Esto garantiza tanto la continuidad del negocio ante posibles fallos de comunicaciones o ante la caída del servidor central, como la monitorización de las ventas en tiempo real al mismo tiempo.

Se ha conseguido el fast check-out en la línea de caja de salida eliminando las colas que antes se formaban en determinados periodos. Esto se ha conseguido gracias a:

• Creación de un perfil de TPV con mapeo de teclas donde existe una mínima intervención por parte de las personas que están en caja.

• El 100% de los productos llevan un código de barras reconocido por el sistema, ya sean códigos referentes a productos unitarios, referentes a distintas unidades de medida del producto, a productos por peso o a productos etiquetados con el precio. Se ha eliminado la codificación de productos “varios”.

• El sistema de cobro por EFT (Electonic Funds Transfer) ha reducido significativamente el tiempo de cobro y también los errores que se producían al tener que ingresar el importe de la venta en los antiguos datafonos.

Se ha mejorado el sistema de seguridad. Sólo los encargados del supermercado puede realizar tareas específicas en el TPV, como anulación de tickets, cambio de precios, devoluciones de venta, aplicación de descuentos especiales, etc. Las personas que están en las cajas no pueden cambiar los precios. Además, en el backoffice se puede realizar una auditoría de todas las situaciones especiales.

La solidez del software de TPV, al igual que la del sistema de sincronización, ha sido avalada por la ausencia total de problemas en los primeros meses de la implantación.

Aplicación de ofertas, promociones y fidelización de clientes. Dentro de la línea de atención al cliente, estos son elementos muy valorados. LS Retail ofrece una amplia funcionalidad en este sentido.

El TPV táctil de la parte de bodega del supermercado y los dos TPV también táctiles de la tienda de ropa deportiva conviven perfectamente con los TPV fast check-out de la línea de salida del supermercado gracias a la posibilidad que ofrece LS Retail de mantener integrados distintos perfiles de TPV.

La declaración diaria de cierre de TPV por empleado es muy simple.

Gestión financiera
En esta parte, se ha producido un cambio de filosofía. La gestión financiera ha pasado de ser una entrada manual de apuntes en función de los documentos impresos recibidos de las distintas áreas de la empresa, a ser el resultado automático de la gestión que se produce en cada uno de lo departamentos.
Con Microsoft Dynamics NAV se ha integrado la gestión financiera de todas las empresas del Grupo Escudero en un único sistema informático. Además de mejorar el flujo de información entre departamentos, se facilitan las tareas contables, como la consolidación de las empresas del grupo.

Logística
La funcionalidad estándar ofrecida por Microsoft Dynamics NAV ha cubierto todas las necesidades en cuanto a los procesos de control de la entrada, almacenamiento y salida de productos, tanto del supermercado como de los almacenes externos. La aplicación realizada en la PDA para facilitar y controlar las recepciones, envíos y el recuento en caliente ha contribuido a garantizar la fiabilidad de la información introducida.

Análisis de la información
El gran volumen de transacciones de venta (más de 7 millones de líneas de ticket anuales), la necesidad de integrar la información histórica del anterior sistema de gestión y la posibilidad de consolidar información de distintas empresas han hecho imprescindible la construcción de un datawarehouse. Para ello se ha utilizado Microsoft Analisys Services y Microsoft Integration Services.
Para cubrir las necesidades de reporting operativo y análisis básico, el usuario utiliza la amplia variedad de consultas e informes subministrados por Microsoft Dynamics NAV y LS Retail.
Para un análisis de datos más avanzado y para realizar interrogaciones ad-hoc, el usuario utiliza Microsoft Excel contra los cubos OLAP del datawarehouse.
Para los informes analíticos y cuadros de mando de dirección, se ha utilizado una herramienta web de dashboarding totalmente integrada en Microsoft Dynamics NAV llamada Minimoid.

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Acerca de Ekamat

Socio tecnológico especialista en la implantación del ERP Microsoft Dynamics NAV y CRM. Somos una empresa de servicios informáticos con más de 40 años de experiencia en el sector, nacida con vocación de ofrecer calidad y dedicación a nuestros clientes. Nuestro objetivo es mejorar el rendimiento de nuestros clientes, ofreciendo soluciones reales adecuadas a cada tipo de negocio.
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