Jet Reports. ¿Qué son los cubos de inteligencia empresarial?

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Los conceptos “BI”, “análisis” y “basado en datos” ya tienen su lugar en las conversaciones y debates empresariales. Pero está bien preguntarse sobre la base de la inteligencia empresarial para Microsoft Dynamics NAV.

Con la solución de Jet Reports, puedes obtener tus estados financieros. Incluso puedes obtener los informes de inventario del almacén. Así que puede que te preguntes, “¿Qué tienen que ver estos “cubos” de BI con la historia?” Y, ¿por qué se les tiene que prestar atención?

Resulta que es muy importante.

¿Qué son los cubos de inteligencia empresarial?

La mayoría de nosotros usamos bases de datos en nuestras vidas diarias, seamos o no conscientes de ello: sistemas ERP, bases de datos SQL, sistemas de CRM e incluso archivos Excel que almacenan datos como una “base de datos”, por así decirlo. Estas bases de datos son maravillosas para recopilar y almacenar información, pero no siempre son excelentes para mostrar esos datos de una manera significativa cuando queremos analizar esta información en profundidad. ¿Por qué es así? Porque las bases de datos siempre están diseñadas para obtener datos insertados de la manera más eficiente, lo que con frecuencia crea dolores de cabeza cuando los usuarios tratan de recuperar datos interesantes.

Tablas desordenadas y complicadas

Estas bases de datos almacenan información en tablas, la mayoría de las veces en cientos o miles de tablas diferentes. Estas tablas se relacionan entre sí de formas a veces esotéricas (piense en una hoja de cálculo de Excel con 60 hojas de trabajo y referencias apuntando por todas partes). Cuando queremos informar sobre esos datos, por ejemplo, en un informe de ventas por vendedor, debemos entender las relaciones entre estas tablas y sus dependencias. Tomamos el nombre del vendedor de la tabla Vendedor, los artículos vendidos de la tabla Transacciones de ventas, la descripción del producto de la tabla Producto y así sucesivamente hasta que obtengamos un informe que tenga sentido.

Este proceso de construcción de informes a partir de varias tablas puede ser lento y tedioso, si no imposible, especialmente para el personal no técnico. La generación de informes en varias tablas también puede causar problemas de rendimiento, especialmente con grandes conjuntos de datos. Pero ahora tenemos los cubos. En resumen, los cubos son secciones de datos creados a partir de tablas en tu base de datos. Contienen cálculos y, a menudo, se agrupan alrededor de funciones empresariales específicas: un cubo para las ventas, uno para las compras, otro para el inventario, y así sucesivamente, con cada cubo que contiene métricas pertinentes y útiles para esa área particular del negocio.

Cubos de alto rendimiento

Los cubos son tremendamente ventajosos gracias a la forma en que están estructurados: el trabajo pesado ya se ha hecho mediante cálculos previos. Si deseas obtener respuestas de tus datos, en lugar de buscar varias tablas en la base de datos, tu solicitud irá directamente a los cubos. El informe que solía tardar 5 minutos en ejecutarse ahora solo necesita 5 segundos, y los usuarios finales ya no tienen que preocuparse por cómo deben unirse todas las tablas.

Cuando las organizaciones comienzan a recopilar datos en múltiples bases de datos, el tamaño de los conjuntos de datos tiende a crecer exponencialmente. La ejecución de una consulta estándar en grandes conjuntos de datos puede causar serios problemas de rendimiento que no sólo sacrifican la productividad, sino que puede llevar a que los usuarios abandonen los informes por completo. Cuando esto sucede, las ideas importantes se descartan porque los usuarios profesionales simplemente no tienen tiempo para que los datos se compilen. Lo fascinante de los cubos y cómo han sido diseñados es que si estás consultando las ventas de ayer o las ventas durante los últimos 5 años, necesitan el mismo tiempo para ejecutar estos dos informes, que es apenas algunos segundos en la mayoría casos. ¿Por qué? Debido a la potencia del cálculo previo de los valores.

Aumentar la adopción del usuario

¿Esperas implementar inteligencia empresarial para el departamento comercial o de compras? Los cubos están diseñados para permitir a los usuarios no técnicos elegir entre una serie de elem

entos previamente calculados para descubrir nuevas ideas y ajustar tácticas y decisiones, sobre la marcha. Es probable que estos equipos tengan dificultades para unir a varias tablas en un informe estándar, pero con los cubos de inteligencia empresarial, solo deben arrastrar y soltar las métricas y las dimensiones que les interesan en su propio dashboard. Los equipos de TI aprecian los entornos de los cubos porque los usuarios finales aprenden a crear sus propios informes, liberando al personal técnico para que, en definitiva, se ocupe de los temas técnicos.

La facilidad de uso es lo que consiguen los departamentos y empresas con la inteligencia empresarial. En muchos casos esta amplia adopción por parte de los usuarios comienza una revolución de datos dentro de una empresa a medida que más y más gerentes confían en estos sistemas para ayudarles a tomar decisiones basadas en hechos. Los cubos ayudan a los usuarios profesionales normales como nosotros a aprovechar todo el dinero que hemos gastado en la recopilación y el almacenamiento de datos.  Ahora podemos utilizar los datos para que nuestro negocio funcione de manera más eficiente y eficaz sin tener que reclutar o contratar recursos de alto valor como desarrolladores, especialistas, programadores y el departamento de TI. Esto está devolviendo el poder de la toma de decisiones a nuestras manos a un precio muy inferior al de los procesos largos, manuales y engorrosos, si tuviéramos acceso a todos los datos.

Como Mat Ealy, un cliente de Jet Enterprise, indicó recientemente: “Antes de la BI, todo era ‘Pienso que…’, ‘Siento que…’, ‘Creo que…, ahora es ‘Aquí están los datos para demostrar lo que realmente está pasando’”.

¿Quieres más información sobre la herramienta de reporting que se integra con Dynamics NAV?

Fuente: Jet Reports

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Acerca de Ekamat

Socio tecnológico especialista en la implantación del ERP Microsoft Dynamics NAV y CRM. Somos una empresa de servicios informáticos con más de 40 años de experiencia en el sector, nacida con vocación de ofrecer calidad y dedicación a nuestros clientes. Nuestro objetivo es mejorar el rendimiento de nuestros clientes, ofreciendo soluciones reales adecuadas a cada tipo de negocio.
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